Verrechnung
Hier findest du Infos zu Voraussetzungen, Ablauf, Rechnungsvorgaben und Fristen.
Ablauf
Ein Angebot kannst du dann verrechnen, wenn dein Angebot freigeschaltet ist und wie beschrieben stattgefunden hat, wenn die Schule Teil der Wiener Bildungschancen ist, und wenn du die Kriterien und Rahmenbedingungen (s. Eigenerklärung) eingehalten hast.
Nachdem du ein Wiener Bildungschancen-Angebot durchgeführt hast, lade deine Abrechnung auf der Plattform hoch und weise sie der richtigen Schule zu.
Die Schule bestätigt die Richtigkeit der Angaben und gibt ein kurzes Feedback zum Angebot, das nur WIENXTRA einsehen kann.
Danach kommt die Rechnung zu WIENXTRA, wo Rechnungskontrolle und Bezahlung abgewickelt werden.
Rechnungsvorgaben
Bitte beachte, dass WIENXTRA nur Rechnungen bezahlen kann,
- auf denen Leistung und Kosten den Angaben im freigeschalteten Angebot entsprechen
- und die folgende Anforderungen erfüllen:
Fristen für die Rechnungslegung
Nach der Durchführung eines Angebots soll die Rechnung innerhalb von zwei Wochen auf der Plattform eingereicht werden. (Außer es finden noch weitere Termine an der gleichen Schule statt.)
Leistungen müssen in dem Kalenderjahr verrechnet werden, in dem sie erbracht wurden. Reiche also Rechnungen für alle Termine, die vor den Weihnachtsferien durchgeführt wurden, spätestens bis Jahresende ein. Achtung, das heißt auch: Stell eine Teilrechnung für dein Angebot, wenn die Durchführungstermine auf beide Kalenderjahre verteilt sind.
Darüber hinaus müssen Rechnungen bis spätestens 15.8. für das im Juni abgeschlossene Schuljahr eingereicht werden. Nach dem 15.8. kannst du keine Rechnungen mehr in der Plattform hochladen.
Wichtig!
Wenn eine Schule das gleiche Angebot innerhalb kurzer Zeit (ca. 1-3 Wochen) mehrmals nutzt, stell bitte eine Sammelrechnung. Gib beim Hochladen bei „Anzahl der Angebote laut Rechnung“ an, wie viele Angebote in der Rechnung abgerechnet werden. Auf der Rechnung müssen die einzelnen Durchführungstermine bzw. -zeiten aufgelistet sein.
Ja. Auf der Rechnung musst du in diesem Fall angeben: Den regulären Gesamtpreis, den Anteil, den die Schule mit anderen Mitteln deckt (mit dem Hinweis “von der Schule mit anderen Mitteln gedeckt”) sowie den Restbetrag, der hiermit über die Wiener Bildungschancen verrechnet wird.
Du darfst einer Schule, die kurzfristig absagt oder nicht erscheint, Stornokosten verrechnen, wenn du die Stornobedingungen bei der Buchung schriftlich mitgeteilt hast und diese innerhalb des Maximalrahmens der Wiener Bildungschancen sind – siehe Eigenerklärung.
Auf der Rechnung muss draufstehen, dass es sich um die Verrechnung von Kosten handelt, die durch Stornierung entstanden sind. Es darf nicht so aussehen, als hätte das Angebot normal stattgefunden.
Auch Rechnungen für Stornokosten lädst du wie gewohnt auf der Plattform hoch. Bitte klicke “Verrechnung von Stornokosten” an.
Bei der Freischaltung jedes Angebots hat sich das WIENXTRA-Team durch die Angaben zu den pädagogischen Grundlagen ein Bild des Angebots gemacht. Dieses wird durch das kurze Feedback, das im Zuge der Rechnungsbestätigung von der Schule gegeben wird, durch die Erfahrung der Zielgruppe ergänzt. Beschwerden nehmen wir ernst. Sollten durch das Feedback Zweifel an der Qualität des Angebots entstehen, werden wir hier eine Klärung veranlassen. Das Fachgremium hat in letzter Konsequenz die Möglichkeit, Angebote oder Anbieter*innen aus dem Projekt auszuschließen.
Wenn die Rechnung eingereicht wird, gelangt sie zuerst zur Schule zur Bestätigung. Schulen, die sich mit der Bestätigung lange Zeit lassen, werden von WIENXTRA kontaktiert. Sobald die Schule die Rechnung bestätigt und diese bei WIENXTRA eintrifft, wird sie normalerweise innerhalb weniger Werktage bearbeitet. 1x in der Woche wird ausbezahlt. Bitte beachtet, dass die Bearbeitung der Rechnungen besonders in den Hochphasen vor den Ferien etwas länger dauern kann.
Noch Fragen?
Mit Fragen und Anregungen erreichst du uns hier:
(Montag bis Freitag 9 - 14 Uhr)
